Weniger Bargeldkassen, weniger Aufwände, mehr Zeit für Menschen, zufriedenere Teams.
Erfahren Sie hier, wie sich der Arbeitsalltag verändert hat.
Bei einem Träger mit über 110 Standorten und mehr als 2.000 Mitarbeitenden liefen Verwahrgeld- und Ausgabenprozesse lange bargeld- und papierbasiert. Das bedeutete hohen Prüf- und Dokumentationsaufwand, uneinheitliche Abläufe zwischen den Einrichtungen und wiederkehrende Rückfragen. Mitarbeitende mussten Einkäufe teils privat vorfinanzieren – bei gleichzeitig steigenden Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Compliance.
Die Einführung erfolgte schrittweise: Bargeld wurde nicht abgeschaltet, sondern kontrolliert reduziert, während Zuständigkeiten und Testumfang vorab klar abgestimmt wurden. Mit der Parto Karte können Mitarbeitende wählen, digital zu bezahlen oder Bargeld abzuheben – abgerechnet wird in beiden Fällen einheitlich über die Parto Web-Applikation. Eine praxisnahe Schulung entlang realer Alltagssituationen statt klassischer Systemschulung sorgte für schnelle Handlungssicherheit.
Wir haben gemerkt, dass manuelle Prozesse nicht nur ein Verwaltungsproblem sind, sondern ganz konkret Zeit und Energie von unseren Mitarbeitenden binden – Zeit, die eigentlich für die Betreuung da sein sollte.
Zahlungs- und Verwahrgeldprozesse liefen bei rund 750 hauptamtlichen Mitarbeitenden in etwa 60 Diensten und Einrichtungen überwiegend bargeld- und papierbasiert: Barkassen, gesammelte Papierbelege, manuelle Abrechnung – teils sogar private Vorleistung durch Mitarbeitende. Der administrative Aufwand war hoch, die Prozesse stark personenabhängig und die Transparenz nur eingeschränkt gegeben, während die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit stiegen.
Statt einer flächendeckenden Einführung startete eine zeitlich begrenzte, jederzeit abbrechbare Pilotierung über zwölf Wochen mit ausgewählten Wohngruppen – mit fester Projektverantwortung auf beiden Seiten und regelmäßigen Jour Fixes. Aus dem Pilotbetrieb wurde Regelbetrieb: Nach elf Monaten laufen 74,4 % der Ausgaben als Kartenzahlung ohne Handkasse und Papierquittung, das Bargeldvolumen ist auf ein Viertel gesunken.
Für uns war wichtig, dass wir Probleme früh ansprechen konnten und gemeinsam Lösungen gefunden haben – ohne formale Umwege.
Wer für Bewohner:innen etwas besorgen wollte, durchlief eine lange Kette: Geld am Automaten abheben, in die Hauptkasse einzahlen, von dort auf die Wohngruppenkassen verteilen. Jeder Schritt wurde handschriftlich und zusätzlich im Klientenmanagement-System erfasst, Quittungen wurden fotokopiert und in Ordner geheftet. Die gemeinsame Wohngruppenkasse mit fünf bis sechs Berechtigten machte die Verwaltung stark abhängig von einzelnen Schlüsselpersonen – bei doppelter Erfassung und ohne digitale Belegablage.
Seit Februar 2026 zahlt jede:r der Mitarbeitenden mit einer persönlichen Parto VISA Karte stellvertretend für die Bewohner:innen – mit klarer Trennung von Geschäfts- und Treuhandgeldern und individuellen IBANs je Treuhand-Unterkonto. Alle Karten greifen auf ein gemeinsames Liquiditätskonto zu, die Zuordnung zu den einzelnen Bewohner:innen erfolgt im Nachgang im System. Handschriftliche Dokumentation und Papierablage entfallen vollständig.
Früher bedeutete ein Einkauf oft: Bargeld holen, zählen, den Beleg aufbewahren, alles eintragen und später noch einmal kontrollieren. Heute fällt ein großer Teil dieser aufwendigen Abläufe weg. Ausgaben und Belege lassen sich direkt digital zuordnen – das schafft mehr Transparenz und entlastet unsere Mitarbeitenden im Alltag.