Klientengelder digital verwalten: Träger lernen voneinander

Wer Klientengelder digital verwalten will, steht in vielen Einrichtungen vor denselben Fragen: Wie nimmt man die Teams mit, wie überzeugt man gesetzliche Betreuer:innen, und wie gelingt der Rollout über viele Häuser? Beim ersten Parto-Anwendertreffen am 29. Oktober 2026 in der Villa Viva in Hamburg haben rund 50 Fach- und Führungskräfte aus Altenhilfe, Eingliederungshilfe sowie Kinder- und Jugendhilfe genau diese Fragen untereinander bearbeitet. Die Antworten kamen nicht vom Podium, sondern aus der Praxis.

Klientengelder digital verwalten beginnt nicht mit der Technik

Belege auf Abrechnungsbögen kleben, Excel-Listen führen, nach jedem Einkauf die Kasse zählen: Diese Routinen sind über Jahre gewachsen und binden Zeit in Wohngruppen und Verwaltung. Hinzu kommt eine Lücke bei der Teilhabe. Seit dem 28. Juni 2025 verpflichtet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz viele Anbieter zu barrierefreien Online-Angeboten. Wer als Klient:in aber nur über Bargeld aus der Gruppenkasse verfügt, kann Konzerttickets oder Bahnfahrten trotzdem nicht selbst online buchen. Das eigentliche Problem liegt tiefer: in den Prozessen, nicht im einzelnen Einkauf.

Workshop 1: Interne Prozesse und Change

Im ersten Workshop zeigte der Caritasverband für den Kreis Coesfeld, wie die Umstellung nach innen gelingt. Der Träger startete mit einem Pilot in zwei Wohnhäusern, zuerst mit den Verwahrgeldern, danach mit den Geschäftsgeldern. Das stärkste Argument gegenüber den Teams war nicht Effizienz, sondern Teilhabe. Die Botschaft nach innen: mehr Zeit für die Begleitung der Klient:innen, keine Arbeitsverdichtung. Ebenso wichtig war es, Sorgen früh anzusprechen. Keine Stelle fällt weg, Aufgaben verlagern sich. Das Vier-Augen-Prinzip liegt jetzt zentral in der Verwaltung statt bei einer zweiten Fachkraft in der Wohngruppe. In der Diskussion ergänzten andere Träger ihre Erfahrungen mit Betriebsrat, MAV und IT: früh einbinden, den Bedarf konkret aufschreiben, im direkten Gespräch überzeugen. Wie Coesfeld den Rollout im Detail aufgesetzt hat, haben wir im Artikel zur Einführung digitaler Bargeldverwaltung beschrieben.

Workshop 2: Gesetzliche Betreuer:innen und Kostenträger

Der zweite Workshop richtete den Blick nach außen. Dr. Loew Soziale Dienstleistungen zeigte, wie die Kommunikation mit gesetzlichen Betreuer:innen und Kostenträgern gelingt: schriftliche Information acht Wochen vor dem Start, Rückmeldungen zentral sammeln, bei Bedenken persönlich anrufen. So hat einer der größten privaten Anbieter sozialer Dienstleistungen in Bayern innerhalb weniger Monate vollständig auf Parto umgestellt. Die meisten Zweifel räumt ein Blick auf den Kontostand in Echtzeit aus. Deutlich wurde auch, dass Kartenzahlung die Mitarbeitenden schützt. Eine undokumentierte Barauszahlung, die früher erst Monate später aufgefallen wäre, ließ sich nach wenigen Tagen klären. Kontrolle und Vertrauen widersprechen sich nicht: Transparenz schafft beides.

Stefan Mutzbauer, Finanz- und Entgeltmanagement bei Dr. Loew Soziale Dienstleistungen: „Wenn Fehler passieren, hat das fast immer mit Bargeld zu tun. Mit Parto machen wir einen großen Schritt in Richtung Rechtssicherheit und Zukunftsfähigkeit bei der Verwaltung von Klientengeldern, und vor allem entlastet es unsere Mitarbeitenden."

Wie groß das Potenzial ist, zeigen die Zahlen der Diakonie Nord Nord Ost: Vor der Einführung von Parto verursachte die analoge Verwahrgeldverwaltung für rund 2.400 Klient:innen nach eigener Ermittlung Prozesskosten von etwa 340.000 Euro im Jahr und beanspruchte rund sechs Vollzeitstellen. Mit Parto rechnet der Träger damit, diese Kosten um knapp 75 Prozent zu senken.

Korian: Umstellung als Change-Projekt

Wie die digitale Klientengeldverwaltung bei einem großen Träger gelingt, schilderten Silvia Schneider, Projektmanagerin im operativen Projekt- und Portfoliomanagement, und Jan Albrecht von der Korian Deutschland GmbH. Korian betreibt in Deutschland rund 250 Standorte der stationären und ambulanten Altenhilfe. Ihre Empfehlungen: IST- und SOLL-Prozesse vor dem Start sauber aufnehmen, die Einrichtungen früh mitnehmen, Technik und Organisation zusammendenken und schrittweise ausrollen, erst als Pilot, dann Welle für Welle. Die Einführung ist zugleich die Chance, neue Standards zu setzen, statt Altes zu reparieren. Welche Rolle Schulung und Begleitung dabei spielen, zeigt unser Beitrag zum Change Management bei digitalen Zahlungslösungen.

Jan Albrecht, Bereichsleiter General Ledger & Kreditorenbuchhaltung & Treasury bei Korian: „Als Partner für die Digitalisierung unserer Taschengeldverwaltung unterstützt Parto uns dabei, Prozesse für unsere Bewohner:innen sowie für unsere Verwaltungskräfte einfacher und transparenter zu machen. Der konstruktive Austausch beim Anwendertreffen hat uns darin bestärkt, diesen Weg gemeinsam weiterzugehen."

Fazit

Klientengelder digital zu verwalten ist machbar, wenn Träger es als Veränderungsprojekt verstehen und nicht als Softwarekauf. Das Anwendertreffen hat gezeigt, wie viel Wissen dafür bereits in den Einrichtungen liegt. Jes Hennig, Mitgründer und CEO von Parto: „Wir verstehen uns als Vorreiter für digitale Bezahlprozesse in der Sozialwirtschaft. Dass wir gerade einmal 15 Monate nach Marktstart so viele Träger zusammenbringen, die voneinander lernen wollen, freut mich besonders." Das nächste Parto-Anwendertreffen findet am 23. September 2027 in Hamburg statt.