Barmittelverwaltung in Wohnverbünden: Eine Skalierungsfrage

Ende 2024 erhielten 495.722 volljährige Menschen mit Behinderung Assistenzleistungen in oder außerhalb einer besonderen Wohnform, das zeigt der BAGüS-Kennzahlenvergleich 2026 zur Eingliederungshilfe. Für jede einzelne Person führt ein Träger ein eigenes Konto, einen eigenen Barbetrag, eine eigene Nachweiskette. Barmittelverwaltung ist damit längst kein Randthema der Buchhaltung mehr, sondern eine Frage der Betriebsgröße, die mit jeder neuen Wohnform-Variante komplexer wird. Für Träger mit mehreren Standorten summiert sich das schnell zu tausenden Einzelkonten.

Wachstum, das die Kassenführung mitzieht

Die Ausgaben für besondere Wohnformen stiegen 2024 auf 10,15 Milliarden Euro, ein Plus von 9,2 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Noch schneller wuchsen die Assistenzleistungen außerhalb besonderer Wohnformen: 4,7 Milliarden Euro, ein Plus von 22,6 Prozent. Zusammen sind das fast 15 Milliarden Euro, die über hunderttausende Einzelkonten laufen, nicht über eine zentrale Kasse. Die Ambulantisierungsquote liegt inzwischen bei 61,5 Prozent, mehr Menschen leben also selbstständiger, in kleineren Einheiten, mit eigenem Konto statt Gemeinschaftskasse. Fast zwei Drittel der Menschen in besonderen Wohnformen haben eine geistige Behinderung, gut ein Drittel eine seelische oder körperliche Behinderung, jede Gruppe mit eigenen Anforderungen an Unterstützung bei der Kontoführung. Für Träger heißt das: mehr Konten, mehr Barbeträge, mehr Einzelfälle, die alle getrennt dokumentiert werden müssen. Die Fallzahl wächst schneller, als sich Kassenbücher von Hand pflegen lassen, und jeder Wechsel zwischen Wohnformen zieht eine neue Kontenübertragung nach sich.

Warum Einzelfall-Logik nicht mehr trägt

Eine Wohngruppe mit fünf Bewohner:innen lässt sich mit Kassenbuch und Bargeldumschlag noch verwalten. Ein Wohnverbund mit 50 Standorten und mehreren hundert Konten nicht mehr: Fehlbuchungen häufen sich, Prüfaufwand wächst, und jede zusätzliche Wohnform-Variante bringt eigene Nachweispflichten mit. Wachstum und saubere Kassenführung sind dabei keine Gegensätze. Wer heute noch pro Standort eine eigene Excel-Tabelle führt, verliert bei steigenden Fallzahlen genau die Übersicht, die die Ambulantisierung eigentlich ermöglichen soll. Das eigentliche Problem liegt nicht im einzelnen Konto, sondern in der fehlenden einheitlichen Struktur dahinter: Jeder Standort erfindet seine eigene Lösung neu, jede Wohnform bekommt eine eigene Insel-Tabelle, und am Ende des Quartals fehlt der Überblick über das Gesamtbild. Für eine Einrichtungsleitung mit Aufsicht über mehrere Standorte bedeutet das, denselben Prüfaufwand mehrfach zu leisten, statt ihn einmal sauber aufzusetzen.

Digitale Kontenstruktur als Antwort auf die Skalierung

Als digitale Zahlungsinfrastruktur für die Sozialwirtschaft bildet Parto Barbeträge und Wohngruppengeld je Klient:in auf eigenen virtuellen Konten ab, unabhängig davon, ob ein Träger fünf oder fünfhundert Standorte betreibt. Was sich bei der BTHG-Leistungstrennung für die Kontenführung ändert, haben wir bereits im Artikel zur Barmittelverwaltung nach der BTHG-Leistungstrennung eingeordnet, dieselbe Logik gilt für wachsende Wohnverbünde: Jedes zusätzliche Konto folgt derselben Struktur, statt zur Ausnahme zu werden. Statt fünfhundert Einzeltabellen entsteht ein zentrales System mit fünfhundert getrennten, aber gleich aufgebauten Konten, revisionssicher dokumentiert und zentral einsehbar. Träger, die jetzt auf diese Struktur umstellen, verwandeln Wachstum von einem Verwaltungsrisiko in einen planbaren Vorgang, der bei jeder neuen Wohnform-Variante gleich funktioniert, ganz gleich, ob der nächste Standort morgen oder erst in drei Jahren dazukommt.

Fazit

495.722 Menschen und ein anhaltender Trend zu mehr Selbstständigkeit verändern, wie Träger Barmittel verwalten müssen. Skalierung ist machbar, wenn die Kontenstruktur von Anfang an auf viele einzelne, gleich aufgebaute Konten ausgelegt ist, nicht auf eine gemeinsame Kasse pro Standort. Wer das jetzt umsetzt, muss bei der nächsten Kennzahl nicht neu anfangen. Der nächste BAGüS-Kennzahlenvergleich kommt bestimmt, die Frage ist nur, ob die Kontenstruktur dann noch mitwächst oder längst an ihre Grenzen gestoßen ist.