Bargeldverwaltung kostet einen Träger 340.000 Euro im Jahr

Ein Geldtransporter hält Woche für Woche vor der Verwaltung der Diakonie Nord Nord Ost. So begann lange der Weg des Bargelds in diesem Träger: aus dem Tresor der Hauptkasse zu rund 200 Wohngruppen, dort in Nebenkassen, Auszahlungen und Belege, für rund 2.400 Menschen. Das sind im Schnitt rund zwölf Menschen je Wohngruppe. Was diese Bargeldverwaltung kostet, hat die Diakonie nicht geschätzt, sondern gemeinsam mit Parto in vielen Interviews und Analysen ermittelt. Frank Reimer, Leiter Digitale Transformation, nennt die Zahlen im Pflege Digital Podcast.

Bargeldverwaltung bindet Fachkräfte an die Kasse

In den Wohngruppen führen Heilerziehungspfleger:innen und pädagogische Fachkräfte die Nebenkassen. Sie zahlen aus, sammeln Belege und halten die Abrechnung zusammen. Kassenführung kommt hier zur Begleitung der Menschen hinzu, sie tritt nicht an ihre Stelle. Dazu kommen die Wege: Das Geld reist vom Tresor der Hauptkasse über die Verwaltung in die Wohngruppen, und die Bargeldverwaltung begleitet es bis zum letzten Beleg.

Das Ergebnis ist ein Prozess, der an vielen Stellen von Hand läuft und selten als eigener Posten auftaucht. Solange niemand nachrechnet, bleibt er ein Gefühl: aufwendig, aber vermutlich nicht zu ändern.

340.000 Euro Prozessaufwand: Die Zahlen des Trägers

Die Diakonie Nord Nord Ost hat nachgerechnet. Die Zahlen aus dem Podcast, gerundet:

Ein Monatsabschluss, der bis zu drei Monate dauert, ist kein Abschluss mehr, sondern ein Dauerzustand. Und sechs Vollzeitstellen verteilen sich nicht auf eine Abteilung, sondern auf viele kleine Aufgaben in vielen Wohngruppen. Genau deshalb fallen sie nicht auf.

„Wir haben es nicht nur geschätzt, wir haben es ermittelt“, lautet der Kernsatz von Frank Reimer. Es geht um Zeit und Geld, die woanders gebraucht werden: bei den Menschen in den Wohngruppen.

Digitalisierung beginnt bei den Bedürfnissen der Mitarbeitenden

Im Podcast spricht Reimer mit Parto-Gründer Jes Hennig über die Entwicklungspartnerschaft zwischen Sozialträger und Startup, über digitale Zahlungsprozesse und Bezahlkarten im Arbeitsalltag der Wohngruppen. Die Haltung dahinter: Gute Digitalisierung setzt bei denen an, die den Prozess täglich tragen, nicht bei der Technik. Im Kern geht es um weniger Bürokratie und mehr digitale Teilhabe. Die Folge dauert rund 43 Minuten und läuft auf Spotify.

Reimer sagt offen: „Wir haben noch nicht alles abgelöst.“ Das ist keine Erfolgsmeldung über ein abgeschlossenes Projekt, sondern die Zwischenbilanz eines Trägers, der Schritt für Schritt umstellt. Welche Argumente er schon auf der Altenpflege 2026 für digitale Bezahlkarten statt Barkasse genannt hat, fasst unser Panel-Recap zu digitalen Zahlungen in der Pflege zusammen.

Dieselbe Rechnung gilt für jede Wohngruppe mit eigener Kasse

Die Diakonie Nord Nord Ost ist kein Sonderfall. Überall, wo eine Wohngruppe eine eigene Kasse führt, entstehen dieselben Wege, dieselben Belege, derselbe Abschluss. Das eigentliche Problem liegt tiefer als in der einzelnen Kasse: Der Prozess ist für eine Wohngruppe gebaut und wächst mit jedem Standort mit.

Als digitale Zahlungsinfrastruktur für die deutsche Sozialwirtschaft überführt Parto diese Kassenführung in digitale Prozesse. Welche Kosten die Bargeldverwaltung eines Trägers verursacht, hängt von seinen eigenen Zahlen ab: Wege, Belege, Abschlusszeit, gebundene Stellen. Parto rechnet das in einem kurzen Gespräch mit Trägern an deren eigenen Zahlen durch.

Fazit

Die Bilanz der Diakonie Nord Nord Ost zeigt, was in der Bargeldverwaltung eines Trägers steckt, sobald jemand nachrechnet. Digitalisierung ist machbar, wenn sie bei den Menschen anfängt, die den Prozess tragen. Der erste Schritt ist keine Software, sondern die ehrliche Rechnung für den eigenen Träger.