Parto und Visa legen ein Positionspapier vor

Warum analoge Finanzprozesse kein Randproblem sind

Das deutsche Pflegesystem steht unter erheblichem Druck. Fachkräftemangel, steigende Betriebskosten, verzögerte Refinanzierung. In diesem Umfeld wiegen strukturelle Ineffizienzen besonders schwer. Analoge Verwaltungsroutinen – Kassenbuchführung, Bargeldtransporte, manuelle Belegverwaltung, private Vorschüsse durch Mitarbeitende – binden Zeit, die an anderer Stelle dringend fehlt.

In unserem Positionspaper rechnen wir das konkret durch: In unserem Beispiel, wendet eine stationäre Einrichtung im Schnitt 52 Minuten pro Schicht allein für Pflegedokumentation auf. Jede zusätzliche Minute, die in Verwaltungsroutinen fließt, ist eine Minute weniger für die direkte Arbeit am Menschen. Hinzu kommen operative Risiken: Fehlbuchungen, Verluste, missbräuchlicher Zugriff auf Bargeld – Haftungsfragen, die Träger unterschätzen.

Das Ergebnis ist ein sich selbst verstärkender Kreislauf: Knappe Ressourcen werden durch ineffiziente Routinen zusätzlich belastet. Modernisierungen unterbleiben, weil Zeit und Kapazitäten fehlen, um sie umzusetzen.

Verwahrgeld für Klienten: ein blinder Fleck im System

Die Problemlage endet nicht bei internen Abläufen. Sie betrifft unmittelbar die Menschen, die in Einrichtungen leben.
Wenn Bewohnerinnen und Bewohner auf physische Auszahlungen angewiesen sind, wenn Kassenöffnungszeiten den Zugriff auf das eigene Verwahrgeld auf zweimal wöchentlich begrenzen, wenn pädagogische Fachkräfte den Umgang mit Kartenzahlung schlicht nicht vermitteln können – dann ist das keine Frage der Bequemlichkeit. Es ist eine Frage der Teilhabe.

Das Bundesteilhabegesetz (BTHG) formuliert den Anspruch auf selbstbestimmte Lebensführung klar. Die Realität vieler Einrichtungen sieht anders aus. Analoge Finanzprozesse halten Klientinnen und Klienten in einer Logik fest, die weder dem digitalen Alltag noch dem Anspruch auf Autonomie entspricht. Das gilt in der Eingliederungshilfe ebenso wie in der Altenhilfe oder der Kinder- und Jugendhilfe.

Wir positionieren uns hier bewusst: Teilhabe schützt man nicht durch das Festhalten an veralteten Bargeldstrukturen. Teilhabe entsteht durch Infrastruktur, die Wahlfreiheit real ermöglicht.

Was digitale Zahlungsinfrastruktur konkret verändert

Als erste digitale Zahlungsinfrastruktur für die deutsche Sozialwirtschaft überführt Parto Kassenbuchführung, Belegdokumentation und Ausgabenerstattungen in automatisierte Hintergrundprozesse. Mitarbeitende erhalten eine VISA Karte, über die Zahlungen automatisch dem richtigen Klienten oder der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden. Das System dokumentiert, verbucht und archiviert in Echtzeit.

Klientengelder werden auf BaFin-regulierten Treuhandsammelkonten verwahrt – insolvenzsicher, vollständig getrennt von Betriebsmitteln. Die in vielen Einrichtungen noch verbreitete unzulässige Vermischung von Verwahrgeld und Geschäftsmitteln gehört damit der Vergangenheit an. Parto integriert sich nahtlos in bestehende Softwareumgebungen, darunter z. B. Connext Vivendi & SAP.

Das Modell ist hybrid konzipiert: Bargeld bleibt dort möglich, wo es sinnvoll ist. Digitale Bezahlkarten, Wearables und automatisierte Budgets schaffen dort neue Spielräume, wo sie mehr Selbstständigkeit ermöglichen.

Erprobt in der Praxis: Diakonie Nord Nord Ost und Caritasverband Coesfeld

Was im Positionspapier als strukturelle Analyse erscheint, ist in realen Einrichtungen bereits gelebte Realität.

Bei der Diakonie Nord Nord Ost kostete die analoge Kassenführung einen Kassenwart monatlich mindestens zwei volle Arbeitstage. Seit der Einführung von Parto erfasst er Quittungen digital und weist sie zu – der Vorgang ist damit sofort abgeschlossen. Vollständig digitale Kassenbücher sind jederzeit einsehbar, Auskünfte an Angehörige oder rechtliche Betreuer können unmittelbar erteilt werden.

Der Caritasverband für den Kreis Coesfeld e.V. führte Parto in einer zwölfwöchigen Pilotierung ein. Das Ergebnis: ein übertragbares Einführungsmodell mit klar begrenztem Risiko, das den laufenden Betrieb nicht belastet. Fachkräfte, die zuvor regelmäßig mit Bargeldversorgung und -verbuchung beschäftigt waren, berichten von einer Zeitersparnis von bis zu 75 Prozent bei diesen Aufgaben.

Was wir von der Politik erwarten

Unser Positionspapier richtet sich nicht nur an Einrichtungen und Träger. Es ist auch ein Impuls an politische Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger.

Auf Bundesebene müssen bestehende Förderinstrumente – etwa die Pflegedigitalisierungsprämie oder investive Bundesprogramme – gezielt für praxiserprobte Lösungen der Verwaltungsdigitalisierung geöffnet werden. Digitale Teilhabe sollte als eigenständiges Ziel in der Pflege- und Sozialpolitik verankert werden.

Auf Landes- und Kommunalebene braucht es Beratung, Standardisierung und den strukturierten Transfer bewährter Lösungen in die Fläche. Die Instrumente sind vorhanden. Was fehlt, ist ihre systematische Einbindung in die förderpolitischen Rahmenbedingungen.

Fazit: Entlastung und Teilhabe sind keine Gegensätze

Die zentrale These unseres Positionspapiers ist einfach: Wer Fachkräfte entlastet, schafft die Voraussetzung für bessere Teilhabe. Beides beginnt mit der Digitalisierung von Finanzprozessen.

Wer mehr erfahren möchte, trifft uns vom 21. bis 23. April auf der ALTENPFLEGE Messe in Essen – Stand 6-629, sowie gemeinsam mit Connext an Stand 6-518. Am 22. April stellt Thomas Heuck das Positionspaper im Rahmen einer Präsentation im Forum Digital & Innovativ vor.

‍