Digitalisierungszuschuss: Geld für Barmittelverwaltung

Zwölftausend Euro pro Einrichtung stehen bereit, seit 2019, verlängert bis 2030: der Digitalisierungszuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI. Ein Drittel der zugelassenen Pflegeeinrichtungen hat ihn bis Mitte 2025 überhaupt erst beantragt. Für die Digitalisierung der Barmittelverwaltung bleibt das Geld damit größtenteils liegen, obwohl gerade diese Kosten ausdrücklich förderfähig sind.

Barmittelverwaltung zählt zu den förderfähigen Kosten

Der Zuschuss deckt bis zu 40 Prozent der Kosten für digitale und technische Ausstattung, maximal 12.000 Euro einmalig pro Einrichtung. Ursprünglich mit dem Pflegepersonal-Stärkungsgesetz eingeführt, wurde die Förderung durch das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz bis Ende 2030 verlängert. Förderfähig sind laut GKV-Spitzenverband Softwarelizenzen, technische Implementierung und Schulungen, sofern sie das Pflegepersonal von administrativen Aufgaben entlasten. Die Digitalisierung der Barmittelverwaltung, also die Ablösung von Bargeldkassen, Kassenbüchern und manuellen Quittungen durch ein digitales System, fällt genau in diese Kategorie: Belegerfassung, Kassenbuch und Freigabeprozesse zählen ebenso zur „digitalen Ausstattung" wie eine neue Dokumentationssoftware. Trotzdem wird der Zuschuss in der Praxis kaum mit diesem Zweck verknüpft. Die meisten Anträge zielen auf Pflegedokumentation oder WLAN-Ausbau, nicht auf die Kassenführung. Ein blinder Fleck, der Einrichtungen bares Geld kostet, denn anspruchsberechtigt sind ambulante und stationäre Einrichtungen gleichermaßen, unabhängig von Trägerform oder Größe.

Nur ein Drittel der Einrichtungen ruft das Geld ab

Nach Angaben der DAK-Gesundheit haben Pflegeeinrichtungen seit 2019 bundesweit erst rund 32 Prozent der verfügbaren Fördersumme in Anspruch genommen. Aktuellere Zahlen bestätigen den Trend: Bis Mitte 2025 hat gerade einmal ein Drittel aller zugelassenen Einrichtungen den Zuschuss überhaupt schon einmal beantragt, wie eine Auswertung von Bibliomed Pflege zeigt. Dabei ist die Bewilligungsquote hoch: Rund 95 Prozent der gestellten Anträge werden positiv beschieden. Das eigentliche Problem liegt nicht in der Ablehnung, sondern im Nichtwissen. Viele Einrichtungen kennen den Förderweg nicht, oder sie ordnen die Barmittelverwaltung fälschlich nicht als förderfähige Digitalisierungsmaßnahme ein. Verschenktes Geld, während Kassenprüfungen, Fehlbuchungen und Zeitaufwand in der Bargeldverwaltung Einrichtungen weiterhin belasten. Bürokratieabbau und Fördermittel-Beantragung sind dabei keine Gegensätze: der Antrag selbst verlangt nur einen einmaligen Investitionsnachweis, das Geld bleibt allein deshalb ungenutzt, weil kaum jemand danach greift. Für eine mittelgroße Einrichtung entspricht der maximale Zuschuss damit einem spürbaren Anteil der Anschaffungskosten einer digitalen Kassenlösung, Geld, das sonst schlicht beim Fördergeber verbleibt.

Der Förderantrag als erster Schritt zur digitalen Kassenführung

Der Antrag läuft über die zuständige Pflegekasse und setzt einen Investitionsnachweis voraus: Rechnung, Leistungsbeschreibung, Bezug zur digitalen Entlastung des Personals. Wer die Barmittelverwaltung ohnehin digitalisieren will, kann die Anschaffung darüber refinanzieren, bevor überhaupt ein eigenes Budget dafür freigegeben werden muss. Genau hier setzt Parto an: als digitale Infrastruktur für Verwahrgeld, Barbeträge und Kassenführung bildet Parto die Voraussetzungen ab, die der Förderantrag verlangt: nachvollziehbare Belege, klare Kostenzuordnung, revisionssichere Dokumentation. Wie Träger eine solche Umstellung in der Praxis einführen, beschreibt der Leitfaden zur digitalen Bargeldverwaltung, von der Kassenbuch-Ablösung bis zur Mitarbeiterschulung. Der Zuschuss verkürzt dabei die Amortisationszeit spürbar, und die Einrichtung muss die Digitalisierung nicht vollständig aus eigenen Mitteln vorfinanzieren. Wichtig für die Antragstellung: Die Investition muss nach der Bewilligung erfolgen, nicht davor, sonst entfällt die Förderfähigkeit.

Fazit

Der Digitalisierungszuschuss ist kein neues Förderinstrument, er ist ein ungenutztes. Einrichtungen, die ihre Barmittelverwaltung digitalisieren wollen, müssen die Kosten nicht allein tragen: das Gesetz sieht bis 2030 ausdrücklich vor, genau das zu fördern. Wer jetzt den Antrag stellt, verbindet Entlastung und Refinanzierung, statt sie gegeneinander abzuwägen. Die Entscheidung, ob das Geld noch abgerufen wird, liegt schon heute bei der Einrichtung selbst.