Unsere Q1 Produkt Highlights

Verwahrgeld und Etatgelder (Geschäftsausgaben): Zwei Seiten desselben Problems

In Gesprächen mit zahlreichen Einrichtungen im vergangenen Jahr hat sich ein klares Muster gezeigt. Die Herausforderungen beschränken sich nicht auf das Verwahrgeld einzelner Klienten. Ein zweiter Bereich verursacht mindestens genauso viel Aufwand – wird aber häufig unterschätzt: die Verwaltung von Etatgeldern, häufig auch Wohngruppengelder oder Geschäftsausgaben genannt.

Auch hier dominieren Bargeldkassen, manuelle Prozesse und eine Vielzahl an Medienbrüchen. Mitarbeitende kaufen z. B. Lebensmittel, Hygieneartikel oder Alltagsbedarf ein, bringen Belege zurück in die Einrichtung und dokumentieren Ausgaben nachträglich. Die Zuordnung zu Kostenstellen erfolgt häufig manuell, die Kontrolle ist aufwendig. In der Praxis entstehen dadurch die gleichen Probleme wie bei der Verwahrgeldverwaltung – nur an einer zweiten Stelle im System. Mit jeder zusätzlichen Barkasse steigt die Komplexität und damit auch das Risiko für Fehler, Unklarheiten oder Mehraufwand in der Prüfung.

Wir haben zugehört und umgesetzt: Finanzprozesse ganzheitlich digitalisieren

Genau hier setzt Parto an. Unser Ziel ist es, diese Prozesse nicht isoliert zu digitalisieren, sondern sie in eine durchgängige, nachvollziehbare Struktur zu überführen. Statt Bargeld, separaten Kassen und manuellen Zwischenschritten entsteht ein System, in dem alle Zahlungsflüsse zentral, transparent und prüfungssicher abgebildet werden können.Die Produktentwicklung im ersten Quartal 2026 ist das direkte Ergebnis dieser Erkenntnisse. In enger Abstimmung mit Einrichtungen aus der Praxis haben wir drei zentrale Funktionen entwickelt, die genau an den beschriebenen Herausforderungen ansetzen.

1. Etatgelder und Budgets: Wohngruppenausgaben strukturiert steuern

Das Etatgeld-Feature erweitert die Einsatzmöglichkeiten von Parto für Mitarbeitende deutlich. Während Kartenzahlungen bisher ausschließlich Klienten zugeordnet werden konnten, ist es nun möglich, mit der Parto-Karte auch Einkäufe für die gesamte Wohngruppe zu tätigen und diese direkt Kostenstellen sowie Sachkonten zuzuweisen. Hierfür wurde eine neue Rolle eingeführt: die „Ausgabenberechtigten“. Dabei handelt es sich um eine zusätzliche Berechtigung für Mitarbeitende mit Parto-Karte, die die bestehenden Rollen im System sinnvoll ergänzt. Sie ermöglicht es, Ausgaben nicht mehr nur einzelnen Klienten, sondern auch der Wohngruppe als Ganzes zuzuordnen.

Konkret bedeutet das: Mitarbeitende mit dieser Berechtigung werden einer oder mehreren Kostenstellen zugewiesen und können bei Einkäufen – ob vor Ort oder online – Ausgaben direkt auf diese Kostenstellen verbuchen. Die Zuordnung erfolgt im gewohnten Abrechnungsprozess: Statt eines Klienten wird einfach die entsprechende Kostenstelle als Buchungsziel ausgewählt.

2. Rechnungen für Klienten bezahlen

Das Feature „Rechnungen für Klienten bezahlen" ermöglicht es Rechnungen, die für Klienten anfallen, vollständig digital und strukturiert über Parto abzuwickeln. Dies kann jede Art von Rechnung sein, z. B. die Fußpflege, der Friseur, die Apothekenrechnung und so weiter. Der Prozess beginnt damit, dass ein berechtigter Mitarbeitender eine Rechnung im Parto-System hochlädt – entweder eine physische Rechnung, die per Post eingegangen ist, oder eine digitale PDF-Rechnung. Dies geschieht über den Reiter „Rechnungen" im System. Anschließend werden die relevanten Informationen zur Rechnung erfasst: Rechnungsbetrag, Verwendungszweck, Klientenzuordnung.

Freigabeprozess

Nach dem Hochladen und der Erfassung aller Informationen wird die Rechnung zur inhaltlichen und sachlichen Freigabe weitergeleitet. Diese Freigabe erfolgt in der Regel durch die Einrichtungsleitung nach dem Vier-Augen-Prinzip. Danach wird die Rechnungen der Rolle Buchhaltung zur Verfügung gestellt, um die Zahlungsmappe und Überweisung zu erzeugen. Parto passt sich dabei flexibel an die bestehenden Freigabeprozesse des jeweiligen Kunden an.

Liquiditätsfluss & Zahlung

Ein besonders wichtiges Merkmal dieses Features ist der optimierte Liquiditätsfluss: Die Rechnung wird entweder von der Buchhaltung oder direkt von Mitarbeitenden in der Einrichtung hochgeladen. Anschließend erfolgt die Freigabe durch die Einrichtungsleitung – selbstverständlich im Vier-Augen-Prinzip.
Sobald die Rechnung freigegeben ist, erstellt die Buchhaltung eine Zahlungsmappe für alle freigegebenen Rechnungen. Diese wird von einer berechtigten Person zur Zahlung freigegeben.
‍Nach der finalen Freigabe werden die benötigten Beträge automatisch vom Treuhandkonto auf das Geschäftskonto übertragen. Zum Fälligkeitsdatum der Rechnung – entweder sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt – erfolgt dann die Überweisung an den jeweiligen Dienstleister oder Lieferanten.

Das bedeutet: Die Einrichtung geht zu keinem Zeitpunkt in Vorleistung. Die Liquidität ist gesichert, bevor die eigentliche Rechnung beglichen wird.

3. Klientenmanagement

Klientenmanagement ermöglicht es Admins, neue Klienten vollständig selbstständig anzulegen – ohne externe Unterstützung. Der Prozess ist bewusst einfach gehalten und läuft in zwei Schritten ab:

1. Klient anlegen
Der Admin gibt die grundlegenden Daten des Klienten ein:

• Vorname, Nachname und Geburtsdatum
• Optional: eine Klienten-ID, die besonders für Einrichtungen relevant ist, die Connext Vivendi nutzen – über diese ID kann der Klient systemübergreifend gematcht werden

2. Wohngruppe zuordnen
‍Der neu angelegte Klient wird der entsprechenden Wohngruppe zugeordnet und erscheint dort automatisch im System.

Automatische IBAN-Vergabe
‍Parallel zur Anlage vergibt Parto vollautomatisch eine virtuelle IBAN für den neuen Klienten. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Der Klient ist sofort empfangsbereit für Geldtransaktionen. Die zugeordneten Mitarbeitenden können direkt für diesen Klienten einkaufen und über den bekannten Freigabeprozess das Geld anschließend vom Klientenkonto erstatten lassen.

Fazit: Weniger Bargeld, mehr Transparenz und klare Prozesse

Zusammengenommen schaffen diese Funktionen eine neue, zukunftsfähige Grundlage für den Umgang mit Verwahrgeld- & Etatgeldern in den Einrichtungen. Bargeld verliert zunehmend an Bedeutung, manuelle Zwischenschritte werden spürbar reduziert und die Transparenz steigt deutlich. Für Mitarbeitende bedeutet das vor allem eines: weniger administrativer Aufwand im Alltag, mehr Sicherheit – und mehr Zeit für das, was wirklich zählt.Die Entwicklungen aus dem ersten Quartal sind für uns dabei erst der Anfang. Unser Ziel ist klar: Finanzprozesse in der Sozialwirtschaft so zu gestalten, dass sie den Anforderungen der Praxis nicht nur gerecht werden, sondern sie aktiv verbessern – transparent, effizient und rechtssicher.

Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam mit Ihnen weiterzugehen, neue Impulse aus der Praxis aufzunehmen und Parto kontinuierlich weiterzuentwickeln. Ihr Feedback ist für uns dabei ein zentraler Bestandteil – lassen Sie uns gemeinsam die nächsten Schritte gestalten.

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