Mehr Effizienz in der Sozialwirtschaft: Digitale Geschäftsausgabenverwaltung leicht gemacht

Digitale Geschäftsausgabenverwaltung: Wie soziale Einrichtungen effizienter abrechnen

Die Verwaltung von Geschäftsausgaben in der Sozialwirtschaft ist oft komplex, insbesondere in Bereichen wie der Eingliederungshilfe, der Altenhilfe oder der Kinder- und Jugendhilfe. Einrichtungen haben täglich mit einer Vielzahl von Kosten zu tun: Fahrkosten für ambulante Dienste, Kleinanschaffungen für betreute Wohnformen oder pädagogische Materialien für die Arbeit mit Kindern und Jugendlichen. Hinzu kommen größere Betriebsausgaben wie Mieten, Energie- und Wartungskosten sowie Ausgaben für Fortbildungen oder spezielle Förderprogramme.

Diese Vielfalt an Geschäftsausgaben erfordert eine präzise Dokumentation und Abrechnung, doch viele Organisationen kämpfen mit aufwendigen, papierbasierten Prozessen. Fehlende digitale Lösungen führen zu ineffizienten Arbeitsabläufen, hohen administrativen Aufwänden und mangelnder Transparenz über Budgets und Kostenstellen. Zum Glück gibt es inzwischen ein digitales Tool wie Parto, das nicht nur den Verwaltungsaufwand spürbar reduziert, sondern auch für mehr Klarheit in den Finanzen sorgt,

Die Herausforderung: Manuelle Prozesse und fehlende Transparenz

Soziale Einrichtungen stehen unter einem besonderen Druck: Sie müssen wirtschaftlich arbeiten, dabei aber stets den Menschen im Mittelpunkt behalten. Häufig sehen sich Mitarbeitende mit diesen Herausforderungen konfrontiert:

• Unstrukturierte Belege und Zettelwirtschaft
• Hoher manueller Aufwand für Buchhaltung und Abrechnungen
• Fehlende Echtzeitübersicht über Kostenstellen und Budgets
• Schwierige Einhaltung von Compliance-Vorgaben

Diese Prozesse führen nicht nur zu Verzögerungen, sondern bergen auch das Risiko von Fehlern und finanziellen Unklarheiten.

Digitale Zahlungslösungen für mehr Effizienz

Eine moderne, digitale Zahlungslösung wie Parto schafft hier Abhilfe. Durch den Einsatz von Technologien wie automatisierter Belegerfassung, Echtzeitbuchungen und digitaler Abrechnung lassen sich viele der typischen Herausforderungen lösen.

Konkrete Vorteile einer digitalen Geschäftsausgabenverwaltung:

• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Belege können per App erfasst und automatisch in die Buchhaltung übernommen werden.
• Mehr finanzielle Transparenz: Echtzeit-Einblicke in Budgets und Kosten sorgen für bessere Steuerung.
• Erhöhte Compliance: Automatisierte Dokumentation unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
• Schnellere Abrechnungen: Kein langes Warten auf manuelle Freigaben oder Abrechnungen.

Finanzmanagement in der Sozialwirtschaft neu gedacht

In der Praxis profitieren soziale Einrichtungen besonders von integrierten Finanzmanagement-Lösungen. Diese ermöglichen es, alle Aspekte der Geschäftsausgabenverwaltung an einem zentralen Ort zu bündeln. Mitarbeitende können Zahlungen effizient abwickeln, Kostenstellen automatisch zuordnen und behalten stets den Überblick.

Praxisbeispiel: So funktioniert digitale Finanzverwaltung in der Sozialwirtschaft

1. Fahrkostenabrechnung: Mitarbeitende erfassen ihre Kilometer oder Belege direkt digital – die automatische Freigabe beschleunigt den Prozess.

2. Kleinanschaffungen: In vielen sozialen Einrichtungen kaufen Mitarbeitende häufig Dinge für Bewohner:innen oder benötigen Materialien für die Einrichtung. Ob Hygieneartikel, Lebensmittel oder Arbeitsmaterialien – diese Ausgaben müssen oft vorgestreckt und anschließend mit einer Kostenstelle verrechnet werden. Digitale Kartenlösungen oder virtuelle Wallets ermöglichen kontrollierte und transparente Zahlungen, sodass Belege automatisch zugeordnet und Buchungen reduziert werden.‍

3. Betriebsausgaben: Einrichtungen haben oft wiederkehrende Kosten, sei es für Wartung, Miete oder externe Dienstleistungen. Durch digitale Rechnungsverarbeitung können diese Kosten automatisch erkannt, gebucht und mit Budgets abgeglichen werden.

Effizienter arbeiten mit einer digitalen Lösung: Parto

Der Wandel zur digitalen Geschäftsausgabenverwaltung bringt nicht nur Effizienzsteigerungen, sondern auch eine erhebliche Erleichterung für Fachkräfte in der Sozialwirtschaft. Weniger Papierkram, schnellere Prozesse und mehr Transparenz bedeuten, dass sich Einrichtungen wieder auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können: die bestmögliche Unterstützung für ihre Klient:innen.

Bei Parto haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, genau diese Herausforderungen zu adressieren. Mit unserer digitalen Lösung für Finanzverwaltung in sozialen Einrichtungen unterstützen wir Organisationen dabei, ihre Geschäftsausgaben effizient und transparent zu verwalten – damit mehr Zeit für das bleibt, was wirklich zählt. Hier direkt einen Demo Termin vereinbaren.