Im Überblick: Die Integration von Parto in bestehende Buchhaltungssysteme

Finanzverwaltung in der Sozialwirtschaft

Die Finanzverwaltung in der Sozialwirtschaft stellt hohe Anforderungen an Korrektheit und Nachvollziehbarkeit. Geschäftsausgaben müssen – wie auch in anderen Branchen – dokumentiert werden. Es gelten die Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung: “Keine Buchung ohne Beleg”. Darüber hinaus kennt die Sozialwirtschaft noch weitere Besonderheiten: darunter die Verwaltung von Klient:innengeldern. Vor allem in der Eingliederungshilfe, Altenhilfe und Kinder- und Jugendhilfe werden sogenannte Verwahrgelder der Bewohner:innen in deren Namen verwaltet. Diese Besonderheit sorgt nicht nur für mehr Transaktionen, die verbucht werden müssen, sondern auch für zusätzliche Prozesse, welche von Standardbuchungen gegen Kostenstellen abweichen.

Die anfallenden Transaktionen werden häufig von Mitarbeitenden in den Einrichtungen getätigt und müssen im Nachgang ebenso in der Buchhaltung gegen entsprechende Kostenstellen oder mit den einzelnen Klient:innen abgerechnet werden. In der Sozialwirtschaft kann es sich dabei um Transaktionen handeln, die Mitarbeitende im Namen von Klient:innen durchführen, um Gruppenausgaben, die anteilig mit mehreren Klient:innen verrechnet werden müssen, oder um klassische Geschäftsausgaben, die einer Kostenstelle und ggf. einem Sachkonto zugewiesen werden müssen. Für jede dieser Transaktionen ist eine lückenlose Dokumentation der Buchungssätze essenziell. Jeder Geldeingang und -ausgang muss sorgfältig erfasst und verbucht werden, um eine transparente und vollständige Zahlungsbilanz sicherzustellen – insbesondere im Hinblick auf die Jahresabschlussprüfung und gesetzliche Vorgaben.

Für diese Tätigkeiten werden häufig Buchhaltungssysteme eingesetzt, beispielsweise SAP, Datev, Diamant oder Sage. In diesen Systemen werden Kostenstellen, Debitoren und Kreditoren gepflegt sowie einzelne Transaktionen korrekt erfasst und zugeordnet. Dabei müssen alle relevanten Transaktionsparameter, wie die Kostenstellen, Mehrwertsteuersätze, Belege und Transaktionsdaten, mit übertragen und erfasst werden. Auch Belege werden dort oder in einem Dokumentenmanagement-System ordnungsgemäß gespeichert. Da die manuelle Erfassung dieser Informationen sowohl fehleranfällig als auch zeitaufwendig ist, sollte das Ziel darin bestehen, möglichst viele dieser Prozesse zu automatisieren. Hier setzt Parto an.

Parto als nahtloses Bindeglied zwischen Zahlungsprozessen und Buchhaltung

Mit Parto lassen sich Zahlungsprozesse in der Sozialwirtschaft effizient und vollständig in die bestehende Buchhaltungssoftware eines Trägers oder einer Einrichtung integrieren. Gerade bei Geschäftsausgaben, die über das Parto-Geschäftskonto abgewickelt werden – sei es per Überweisung, mit der VISA-Debitkarte online wie offline oder als Bargeldabhebung - entfällt der manuelle Aufwand des Nachtrages von Buchungsinformationen. Dies kann vor allem gewährleistet werden, da der Anteil an Transaktionen mit Bargeld und die Anzahl von Barkassen durch Parto massiv reduziert werden kann.

Bereits vor, während oder auch nach der Zahlung per Karte können Mitarbeitende eine Kostenstelle angeben und Belege digital in der Parto Software hinterlegen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen unmittelbar zur Verfügung stehen. Nach der fachlichen Freigabe werden alle Informationen als Buchungssatz per Schnittstelle direkt in das Buchhaltungssystem übermittelt. Die Vorteile dieser Integration sind vielfältig:

• Automatisierte Verbuchung: Transaktionsdaten werden direkt in das existierende Buchhaltungssystem eingespeist, was manuelle Eingaben und potenzielle Fehler reduziert. 
• Zeitersparnis: Finanzabteilungen und Einrichtungsleitungen sparen wertvolle Zeit durch die Vermeidung von Nachbearbeitungen und manuellen Abstimmungen.
• Erhöhte Transparenz: Durch die digitale Erfassung aller relevanten Buchungsinformationen ist jederzeit eine nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentation gewährleistet.
• Reibungslose Zusammenarbeit zwischen der Fachabteilung und der Buchhaltung: Die Verbindung zwischen Parto und den Buchhaltungssystemen, wie Datev, SAP oder Diamant ermöglicht eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung von Informationen ‍
• Keine zusätzlichen Systeme für die Personen in der Einrichtung: Die Buchhaltung muss nicht in den operativen Systemen der Einrichtung arbeiten und die Personen in der Einrichtung benötigen keinen Zugriff auf die komplexen Systeme der Buchhaltung - alle Mitarbeitenden verwenden die Oberflächen, mit denen sie sich gut auskennen.

Wie funktioniert die Schnittstellenintegration mit Parto?

Die Integration unseres Systems in bestehende Buchhaltungssoftwares ist einfach und effizient. Parto kommuniziert direkt mit den existierenden Systemen, sodass alle Zahlungsdaten in Echtzeit übertragen werden. Zu den Informationen und Parametern gehören zum Beispiel:

• Kostenstellen: Jede Transaktion kann einer spezifischen Kostenstelle zugeordnet werden, um eine klare Buchführung zu gewährleisten.
• Mehrwertsteuersätze: Erfassung und Berechnung der relevanten Mehrwertsteuersätze und ggf. Aufteilung in Teilbuchungen.‍
• Belegmanagement: Rechnungen und Belege werden direkt digital hinterlegt und mit der jeweiligen Transaktion verknüpft.

Durch die intuitive Benutzerführung von Parto können Mitarbeitende in den Einrichtungen Zahlungen schnell und unkompliziert abwickeln, ohne sich mit komplexen Buchhaltungsprozessen auseinandersetzen zu müssen. Gleichzeitig profitieren Finanzverantwortliche von einer strukturierten, korrekten und unmittelbaren Datenübertragung in das vorherrschende Buchhaltungssystem.

‍Parto: Vorteile einer digitalen Plattform für die Sozialwirtschaft nutzen

Die Anforderungen an die Finanzverwaltung in der Sozialwirtschaft werden zunehmend komplexer – eine effiziente Schnittstellenintegration zwischen Zahlungsplattformen und Buchhaltungssystemen ist daher ein entscheidender Schritt in Richtung einer digitalisierten, ressourcenschonenden und zukunftssicheren Verwaltung.

Mit Parto bieten wir eine Lösung, die bestehende Prozesse nicht nur erleichtert, sondern auch die Grundlage für eine nachhaltige und präzise Finanzsteuerung schafft. Unsere Schnittstellen sorgen für eine nahtlose Integration mit führenden Buchhaltungssoftwares und ermöglichen eine zukunftsorientierte, digitale Abwicklung von Zahlungen in der Sozialwirtschaft. Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Finanzprozessen schaffen wir nicht nur eine erhebliche Entlastung für Mitarbeitende der Buchhaltung, sondern ermöglichen auch eine höhere Transparenz und Sicherheit. Gleichzeitig können sich Mitarbeitende im Kontakt mit Bewohner:innen auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Betreuung und Unterstützung der Menschen, die auf ihre Hilfe angewiesen sind.

Mit der Integration von Parto in Ihr Buchhaltungssytem schaffen wir eine vernetzte Infrastruktur, die den Zahlungsverkehr für Einrichtungen der Sozialwirtschaft effizient, sicher und rechtlich konform gestaltet. Dadurch wird der administrative Aufwand minimiert, bestehende Prozesse optimiert und der Arbeitsalltag für Fachkräfte nachhaltig erleichtert. Hier Demo vereinbaren.