Digitalisierung in der Eingliederungshilfe: Caritasverband Coesfeld startet mit Parto

Digitalisierung, die ankommt: Digitale Geldverwaltung in der Eingliederungshilfe

Digitale Lösungen sind längst kein Zukunftsthema mehr, denn sie gehören inzwischen zum Alltag vieler sozialwirtschaftlicher Einrichtungen. Dennoch ist die Umsetzung digitaler Verwaltungsprozesse im Bereich der Eingliederungshilfe noch nicht überall selbstverständlich. Besonders bei sensiblen Themen wie der Verwaltung von Klientengeldern setzen viele Träger noch auf manuelle Abläufe und Bargeld. Das ist nicht nur aufwendig, sondern birgt auch Sicherheits- und Dokumentationsrisiken.

Dass es auch anders geht, zeigt der Caritasverband Coesfeld, der mit gutem Beispiel vorangeht. Im Oktober fiel der Startschuss für die digitale Geldverwaltung mit Parto im Wohnverbund - konkret im Wohnhaus Lüdinghausen. Ziel ist es, den Umgang mit Klientengeldern zu vereinfachen, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig Teilhabe durch Digitalisierung zu stärken.

Die Einführung digitaler Prozesse in einem so zentralen Bereich wie der Geldverwaltung ist ein Schritt mit Signalwirkung. Gerade in Wohneinrichtungen, in denen Menschen mit Assistenzbedarf leben, kommt es auf einfache, sichere und transparente Lösungen an. Der Online-Geldtransfer im Sozialbereich eröffnet hier neue Möglichkeiten: weniger Bargeld, mehr Sicherheit und mehr Selbstbestimmung für die Bewohner:innen.

Mit der Entscheidung für Parto setzt der Caritasverband Coesfeld ein deutliches Zeichen. Er gehört damit zu den ersten Trägern in der Region, die die Chancen der Digitalisierung nicht nur theoretisch anerkennen, sondern aktiv in die Praxis umsetzen.

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Herausforderungen bei Bargeldprozessen in Wohneinrichtungen

In vielen Einrichtungen der Eingliederungshilfe gehört der Umgang mit Bargeld noch immer zum Alltag. Ob Taschengeld, kleine Einkäufe oder Begleichung individueller Ausgaben: Klientengelder werden häufig bar verwaltet. Was im Einzelfall unkompliziert erscheint, wird im größeren Maßstab schnell zu einem komplexen Verwaltungsprozess, der Mitarbeitende stark belastet.

Besonders in Wohnverbünden mit mehreren Standorten ist der Aufwand erheblich. Gelder müssen bereitgestellt, dokumentiert, ausgezahlt und quittiert werden. Kassensysteme basieren häufig auf handschriftlichen Einträgen, Excel-Tabellen oder Papierformularen. Diese Verwaltung von Bargeld in Wohneinrichtungen bindet Zeit, Ressourcen und ist fehleranfällig. Gerade unter Personalmangel und Zeitdruck entstehen dabei schnell Lücken in der Dokumentation oder Unsicherheiten bei Zuständigkeiten. Hinzu kommen rechtliche Anforderungen: Der Umgang mit Klientengeldern unterliegt Prüfstandards, Aufbewahrungspflichten und dem Grundsatz der Transparenz. Auch hier zeigt sich, dass manuelle Prozesse an ihre Grenzen stoßen, zumal bei Prüfungen immer wieder Nachfragen entstehen oder Belege fehlen.

Nicht zuletzt steht die Frage der Sicherheit im Raum. Die Aufbewahrung größerer Bargeldbeträge im Büro oder im Wohnbereich birgt ein erhöhtes Risiko, sowohl für die Einrichtung als auch für die Klient:innen. Verluste, Unklarheiten oder Diebstahl lassen sich nicht immer vollständig ausschließen.

Viele Träger suchen deshalb nach Lösungen, die den Verwaltungsaufwand reduzieren und gleichzeitig Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Teilhabe stärken. Genau an dieser Stelle setzt die digitale Geldverwaltung in der Eingliederungshilfe mit dem Ziel an, manuelle Prozesse zu ersetzen und neue Standards zu schaffen.

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Der Start in Coesfeld: Digitalisierung im Wohnverbund

Am 1. Oktober begann im Wohnhaus Lüdinghausen ein neues Kapitel: Der Caritasverband Coesfeld hat die digitale Geldverwaltung mit Parto eingeführt. Die erste Schulung markierte dabei nicht nur den Projektstart, sondern auch einen wichtigen Schritt in Richtung moderne, praxisnahe Digitalisierung in der Eingliederungshilfe.

Im Mittelpunkt standen die Mitarbeitenden. Sie wurden intensiv in der Nutzung des Systems geschult, erhielten konkrete Einblicke in die Abläufe und konnten erste Anwendungen direkt ausprobieren. Die Resonanz war durchweg positiv: „Die Freude über die Möglichkeiten des Online-Geldtransfers ist groß“, so Andre Bußkamp, Ressortleiter Beratung & Wohnen. Digitale Verwaltung von Klientengeldern klang bisher oft nach Zukunftsmusik. In Coesfeld wird sie jetzt Wirklichkeit.

Die Einführung verlief strukturiert und nah an den Bedarfen der Einrichtung. Dabei standen die konkrete Alltagstauglichkeit und der Nutzen im Vordergrund: weniger Bargeld im Umlauf, klare Abläufe, einfache Dokumentation. Besonders wichtig war es, dass die Mitarbeitenden nicht nur technisch geschult, sondern auch inhaltlich mitgenommen wurden, denn Digitalisierung gelingt nur dann, wenn sie verstanden und akzeptiert wird.

Jes Hennig, Gründer und Geschäftsführer von Parto, betont: „Mit dem Caritasverband Coesfeld haben wir einen zukunftsorientierten Partner gewonnen, der die Digitalisierung aktiv mitgestaltet. Die Einführung in den ersten Wohnhäusern markiert einen bedeutenden Meilenstein.“ Coesfeld zählt damit zu den Vorreitern, die nicht nur über Digitalisierung sprechen, sondern sie konkret umsetzen.

Der Start im Wohnhaus Lüdinghausen zeigt, wie einfach Parto in der Sozialwirtschaft direkt in den Alltag integriert werden kann: Schritt für Schritt, praxisnah und mit einem klaren Fokus: mehr Zeit für die Menschen, weniger Aufwand für Verwaltung.

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Wirkung: Weniger Aufwand, mehr Sicherheit, stärkere Teilhabe

Seit der Einführung von Parto im Wohnhaus Lüdinghausen zeigt sich, welche Wirkung eine passgenaue Digitalisierung entfalten kann. Was früher mit Bargeld, Formularen und Excel-Tabellen verwaltet wurde, läuft jetzt digital, nachvollziehbar und sicher. Der Effekt: deutlich weniger Aufwand für Mitarbeitende und mehr Selbstbestimmung für die Menschen, die in den Einrichtungen leben.

Ein großer Vorteil liegt in der Entlastung der Verwaltung. Prozesse wie die Geldverteilung, Quittierung oder Abrechnung laufen nun über eine zentrale Plattform. Die Zeiten, in denen Bargeld im Büro lag oder manuell gezählt werden musste, gehören der Vergangenheit an. Stattdessen ermöglicht Parto als digitale All-in-One Zahlungslösung eine strukturierte, revisionssichere Verwaltung mit wenigen Klicks. Doch es geht nicht nur um Effizienz. Auch die Sicherheit steigt spürbar: weniger Bargeld vor Ort, klar dokumentierte Transaktionen und transparente Abläufe schaffen Vertrauen bei Mitarbeitenden, Angehörigen und natürlich bei den Klient:innen selbst. Gerade im sensiblen Bereich der Verwaltung von Klientengeldern ist das ein entscheidender Fortschritt.

Hinzu kommt ein Aspekt, der häufig zu kurz kommt: Teilhabe. Durch die digitale Verwaltung erhalten Klient:innen mehr Übersicht über ihre Finanzen, können einfacher mitbestimmen und erleben einen neuen Zugang zu ihrem eigenen Geld. Die Möglichkeit, Ausgaben digital nachzuverfolgen oder gemeinsam mit Betreuungspersonen zu planen, stärkt das Gefühl von Kontrolle und Eigenverantwortung.

Im Zusammenspiel führt das zu einer echten Qualitätsverbesserung. Mitarbeitende berichten von einem ruhigeren Arbeitsalltag, weil Abstimmungen schneller funktionieren und weniger Missverständnisse entstehen. Gleichzeitig bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die persönliche Betreuung und Begleitung der Menschen in der Einrichtung.

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Ein Träger mit Signalwirkung

Der Caritasverband Coesfeld zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung in der Sozialwirtschaft nicht nur geplant, sondern auch konsequent umgesetzt werden kann. Mit dem Start im Wohnhaus Lüdinghausen geht der Verband einen Weg, der für viele andere Träger richtungsweisend sein kann - nicht nur inhaltlich, sondern auch methodisch.

Was den Caritasverband Coesfeld besonders auszeichnet, ist der Mut, neue Wege zu gehen, ohne den Praxisbezug zu verlieren. Statt auf große Pilotprojekte mit langen Vorlaufzeiten zu setzen, wurde bewusst eine Umsetzung im Alltag gewählt – konkret, nahbar und skalierbar. Die digitale Einführung wurde nicht als technisches Projekt betrachtet, sondern als strategischer Schritt hin zu mehr Qualität, Effizienz und Teilhabe. Diese Haltung macht den Verband zu einem Vorreiter. Die Kombination aus fachlicher Tiefe, praktischer Umsetzbarkeit und der Bereitschaft zur Veränderung schafft ein starkes Signal an andere Einrichtungen: Digitalisierung auch im Wohnverbund, auch im Alltag und auch mit begrenzten Ressourcen möglich.

Besonders im Bereich der digitalen Geldverwaltung in der Eingliederungshilfe ist das Signal deutlich: Wer bereit ist, bestehende Prozesse zu hinterfragen und sich auf neue Lösungen einzulassen, kann spürbare Verbesserungen erzielen für die Organisation, für die Mitarbeitenden und vor allem für die Menschen, die auf Unterstützung angewiesen sind. Der Erfolg in Coesfeld bleibt dabei nicht lokal begrenzt. Weitere Standorte des Verbands sollen folgen: ebenso wie andere Träger, die den Schritt zur digitalen Verwaltung vorbereiten. Die Erfahrung zeigt: Es braucht keine radikale Umwälzung, sondern einen klaren Plan, eine gute Lösung und den Willen zur Umsetzung.

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Fazit: Digitalisierung beginnt im Kleinen und verändert das Große

Die digitale Einführung im Wohnverbund des Caritasverbands Coesfeld zeigt, wie nachhaltig Veränderungen wirken können, wenn sie nah an der Praxis, den Menschen und den tatsächlichen Herausforderungen ansetzen. Was mit einer Schulung in Lüdinghausen begann, entfaltet bereits jetzt Wirkung: weniger Bürokratie, klarere Abläufe, spürbare Entlastung im Alltag.

Gleichzeitig wird deutlich: Digitalisierung ist kein abstraktes Ziel, sondern ein Werkzeug. Die digitale Geldverwaltung in der Eingliederungshilfe ist dafür ein hervorragendes Beispiel. Sie löst nicht nur operative Probleme, sondern stärkt auch Selbstbestimmung, Transparenz und Vertrauen.

Besonders bemerkenswert ist, wie unmittelbar sich positive Effekte entfalten können: Mitarbeitende gewinnen Zeit, Prozesse werden sicherer, Klient:innen erleben mehr Teilhabe. All das, ohne das System auf den Kopf zu stellen, sondern indem Bestehendes intelligent ergänzt und vereinfacht wird. Dort, wo der Alltag durch klare digitale Prozesse entlastet wird, entsteht Raum für das Wesentliche: persönliche Zuwendung, Beziehung, Unterstützung. Genau hier setzen moderne Lösungen an – als stille Helfer im Hintergrund, die Wirkung im Vordergrund entfalten.

Parto zeigt, wie diese Entlastung in der Praxis aussieht: weniger Zettelwirtschaft, weniger Risiken und dafür mehr Zeit für das, was zählt. Vereinbaren Sie noch heute einen unverbindlichen Demo Termin und erfahren Sie, wie Parto auch Ihre Prozesse rund um Bargelder digitalisieren und vereinfachen kann.